Kako ERP integracija spletne trgovine prihrani čas in zmanjša napake
Vse več slovenskih podjetij ima spletno trgovino in hkrati ERP sistem, kjer vodijo zaloge, cene in naročila – a ta dva sistema med seboj pogosto ne komunicirata. Posledica je ročno prepisovanje podatkov, zastarele cene na spletu in naročila, ki čakajo, da jih nekdo ročno vnese nazaj v ERP. V nadaljevanju pojasnimo, kako povezava med spletno trgovino in ERP sistemom to težavo reši.
Kje se največ podjetij ustavi
Tipičen scenarij izgleda takole: podjetje ima ERP sistem (na primer Pantheon, Metakocko ali SAP), kjer je urejena celotna evidenca artiklov, cen in zalog. Spletna trgovina pa je ločen sistem, kamor nekdo ročno prenaša podatke – včasih tedensko, včasih še redkeje. Rezultat: kupec na spletu vidi izdelek, ki ga v resnici zmanjkuje, ali ceno, ki ni več aktualna. Na drugi strani se spletna naročila ročno prepisujejo nazaj v ERP, kar terja čas in odpira prostor za napake.
Kaj pomeni “povezava” v praksi
Integracija med spletno trgovino in ERP sistemom pomeni, da si oba sistema samodejno izmenjujeta podatke – brez ročnega vnašanja:
- Iz ERP v spletno trgovino: artikli, opisi, šifre, cene (tudi po posameznih kupcih) in stanje zalog.
- Iz spletne trgovine v ERP: nova naročila, podatki o kupcu in status plačila.
- Nazaj v spletno trgovino: status naročila, sledenje pošiljki in dokumenti (računi, dobavnice).
Dva načina povezave
V praksi se povezava izvede na enega od dveh načinov, odvisno od potreb in proračuna:
Izvoz datotek – ERP sistem enkrat dnevno (običajno ponoči) izvozi podatke v obliki CSV ali XML datoteke, ki jo spletna trgovina samodejno prebere in posodobi. To je hitrejša in cenejša rešitev, ki za večino manjših in srednjih trgovin povsem zadostuje – zaloga in cene so sveže vsak dan.
Neposredna API povezava – sistema komunicirata v realnem času. Zaloga se preveri ob vsakem nakupu, naročilo pade v ERP takoj. Zahteva ustrezen API modul v ERP sistemu in nekoliko višji vložek, a je smiselna za trgovine z velikim številom dnevnih naročil ali hitro spreminjajočo se zalogo.
Kaj s tem pridobi podjetje
- Manj ročnega vnašanja podatkov in posledično manj napak pri cenah in zalogi.
- Kupci vidijo dejansko stanje zaloge, kar zmanjšuje število reklamacij zaradi nedobavljivih izdelkov.
- Zaposleni prihranijo čas, ki so ga prej porabili za usklajevanje dveh ločenih sistemov.
- Osnova za nadaljnjo rast – na povezavo je mogoče kasneje nadgraditi tudi B2B portal za poslovne kupce, ki naročajo po svojih dogovorjenih cenah.
Kje začeti
Pred vsako ponudbo za povezavo je treba najprej preveriti, kaj vaš ERP sistem sploh omogoča – kateri modul imate, ali obstaja API ali samo možnost izvoza, in kako je pri vas urejena zaloga po skladiščih. Šele na podlagi tega je mogoče realno oceniti obseg dela. Če razmišljate o povezavi spletne trgovine z ERP sistemom, nam napišite, kateri sistem uporabljate in približno koliko artiklov vodite – hitro vam bomo znali povedati, ali je povezava smiselna in kako bi izgledala pri vas.